Ieder bedrijf heeft de plicht te voldoen aan de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft). Toch heerst er voor accountants veel onduidelijkheid over de Wwft en ontbreekt de benodigde kennis om compliant te zijn met de wet. In gesprek met Danny Mourits, head of customer experience Grub bij ComplianceWise, zoomen we in op de Wwft en hoe Wwft-applicatie Grub helpt om efficiënt, eenvoudig en volledig compliant te zijn met de wet.
Groeiend belang
Dat er veel onduidelijkheid is over de Wwft en het kennisniveau van accountants regelmatig achterblijft concludeerde Danny bij het ontplooien van de applicatie Grub. “Bij de implementatie van Grub, software die specifiek bedoeld is om bedrijven te helpen compliant te zijn met de Wwft, heb ik veel accountants gesproken om input te verzamelen voor verbetering van onze Wwft-applicatie. Het was in die inventarisatieronde dat ik duidelijk waarnam dat de kennis over de Wwft vaak tekortschoot.” Met de verscherping van de wet is dit problematisch. “Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) kondigde in 2018 een verscherping van de Wwft aan, waardoor compliant zijn met de wet nog belangrijker is geworden. Daarmee wordt ook het belang onderstreept van het op peil houden van kennis over de WWFT voor accountants.”
Aangescherpte Wwft: wat houdt dat in?
Risicomanagement is in de aangescherpte Wwft het sleutelwoord. Organisaties zijn verplicht om een risico-inschatting te maken van witwaspraktijken en financiering van terrorisme bij klanten. Deze inschatting moet opgesteld en vastgelegd worden en actueel worden bijgehouden. Zo’n risico-inschatting wordt gemaakt aan de hand van diverse gegevens van de klant. Denk hierbij aan: De cliënten van de klant, de landen en geografische regio’s waar de instelling werkzaam is en haar dienstverlening.
Naast het vastleggen en actueel houden van identificatie van klanten en bijbehorende risico-inschatting moeten kantoren deze gegevens ook op verzoek aan de toezichthouder kunnen verstrekken. Bovendien moet ook de kennis van werknemers met opleidingen op peil blijven. Dit is niks nieuws, maar met de aangescherpte Wwft moeten deze opleidingen zijn afgestemd op de risico’s, aard en omvang van de instelling.
“Een belangrijke ontwikkeling met deze verscherpte wet is dat het cliëntonderzoek door accountants scherper moet en er een meldplicht is bij verdenkingen van overtredingen van de Wwft”, deelt Danny.
Redenen voor een verkeerde risico-inschatting Wwft bij klanten
“Accountants weten over het algemeen wel dat ze iets moeten met de Wwft. Echter zijn ze nu vaak niet scherp genoeg op de details of missen simpelweg kennis. In het verleden was het cliëntonderzoek vaak het invullen van een Word-vragenlijst. Iedere accountant vulde die keurig in, maar dacht niet bewust na over de essentie achter sommige vragen”, vertelt Danny. Hij noemt een voorbeeld: “Een vraag als: ‘Is er sprake van een complexe structuur in de organisatie van de klant?’ wordt vaak met ‘nee’ ingevuld.” Hier wordt niet kritisch genoeg naar gekeken terwijl er eigenlijk reden tot zorg zou kunnen zijn.
Naast een gebrek aan kennis zijn er andere redenen voor een verkeerde risico-inschattingen, deelt Danny. “Vaak kennen klanten elkaar en opereren ze in goed vertrouwen met elkaar. Dat is natuurlijk zeer begrijpelijk! Maar daarmee loop je het risico dat je niet compliant bent met de Wwft.” Ook een financiële incentive is een reden om aan potentiële risico’s voorbij te gaan. Danny: “Voor managers staat financieel resultaat vaak vooraan. Daarom is het soms moeilijk om de financiële opbrengsten van een klant te overrulen ten aanzien van een potentieel risico op Wwft-gebied.”
Het belang om compliant te zijn met de Wwft
Maar het belang van compliant zijn met de Wwft is groot en met de aangescherpte wet des te groter. “Eerst werden er met name boetes uitgedeeld indien bedrijven niet compliant waren met de wet. Nu kunnen accountants ook persoonlijk strafrechtelijk vervolgd worden. Al zal dit niet zomaar gebeuren. Wel is het goed mogelijk dat accountants hun titel verliezen en dat bedrijven enorme imagoschade lijden. Het is daarom erg belangrijk om compliant te zijn.”
De waarde van Grub
Grub helpt bedrijven compliant te zijn met de Wwft en dit te blijven. “In het volledige cliëntacceptatietraject helpt Grub met het verzamelen en controleren van onder andere identificatie-informatie, KvK-gegevens en transactieoverzichten van bedrijven en relevante personen”, zegt Danny. En de tool doet meer dan dat. “Vooraf opgestelde risicovragenlijsten helpen bij het acceptatieproces. Als dit proces voltooid is monitort Grub ook voortdurend of er wijzigingen zijn in de informatie. De tool meldt die wijzigingen. Zo weten accountants dat er een wijziging in de gegevens heeft plaatsgevonden die potentieel een risico vormt voor de compliance met de Wwft.”
Een tool als Grub is wat Danny betreft voor bedrijven essentieel met de complexere wetgeving. “De aanscherpingen in de wet maken het nog belangrijker om snel en efficiënt volledige informatie te kunnen oprakelen wanneer dit nodig is. Veel van de in het verleden gebruikte vragenlijsten verouderen en raken zoek in de hoop van documenten in een documentmanagementsysteem. Met Grub gaan we dit tegen en blijft informatie ook continu actueel. Het helpt bedrijven om integer en zuiver te blijven en te werken met de juiste cliënten. Grub ontzorgt op deze manier ook accountants die tijd en energie zo efficiënter en productiever kunnen besteden.”
Meer informatie
ComplianceWise probeert met Grub het leven van accountants een stukje makkelijker te maken. Wil je meer weten over de Wwft en hoe je compliant wordt en blijft? Bekijk dan onze webinars of neem contact of vraag een demo aan.
“Een beetje compliant bestaat niet. Je bent of wel compliant of niet.”
